こんにちは！現役教員ブロガーのゆう先生です！
中学校3年生を担任しているとき、最も大切と言っても過言ではない業務があります。
進路面談です。
今回はVLOOKUP関数を使って、進路面談をスムーズに進めるための資料を作る方法をお伝えします。
応用すれば、進路面談だけではなく、進路事務全般に役立つこと間違いなしです。
目次
私が使っている進路資料
進路面談で必要な情報
①氏名（本名）とふりがな
②現住所（郵便番号込み）
③評定（各教科の5･4･3･2･1）1，2年のものもあるとより良い
④出欠席（1、２年のときのものも必要）
⑤生徒会活動、学級活動の記録（１、2年のときのものも必要）
⑥その他特技やその他特記事項
⑦定期考査の記録（これは必要に応じて）
⑧到達度テストの記録（業者テストの結果です。これも必要に応じて）
画像の中で灰色に塗りつぶした欄の情報が必要です。
学校の良くないところはこれらの情報がきちんとデータベースになっていないところ。
だったら、自分でデータベース化して、進路面談の資料、進路事務の資料にしてしまえばいいのです。
そのとき、「VLOOKUP関数」を使えば、マクロを組めない自分でもこの程度のものは作れるということを知ったのです。
一度作れば手直しをしながらずっと使えます。
さらに、VLOOKUP関数を学べば他のことにもすぐに応用できます！
VLOOKUP関数の使い方
「検査値に一致する行の中で指定した列のデータを返してくれる」
これがVLOOKUP関数の役割です。
=VLOOKUP(検査値,検査範囲,列番号,検索方法）
検査値＝番号や氏名など、行を指定するためのもの
検査範囲＝データの範囲
列番号＝返すデータがある列の番号
検索方法＝完全一致か近似一致か
文字にすると訳が分からないですね。実際に使ってみましょう。
B9に入っている式で解説
=VLOOKUP(A9,$A$1:$G$6,2,FALSE)
①検索値＝A9＝A9のセルに入力された番号
※必ずデータベースの左端にある値にします。
②検索範囲＝$A$1:$G$6＝A1～G6までの範囲がデータベースだという指定
※データベース範囲は動かないので、「$」を使って固定します。
③列番号＝2＝データベースの中で氏名を返したい。氏名は左から2列目だから「2」を入力
※青で囲んだ「数学」には数学の成績を入れたいので数学の成績の列番号である「7」を入力します。
④検索方法＝FALSE＝完全一致で検索。
こうすれば、A9セル＝検索値に番号を入力するだけで、欲しい情報がすべて出てきます。
初めに見せた進路資料のグレーのセルにはすべてこの式が入っています。
別シートに生徒の情報を蓄積していけば、面談のときに番号を入力するだけですべての情報が出てきます。
1年生のときの出欠席とか、成績とか、いちいち紙ベースで調べなければならないものも、
蓄積さえしておけば、3年生になったときにいちいち紙をめくらなくても、瞬時に呼び出すことができます。
タブレットやPCを持っていればペーパーレスで三者面談ができます！
VLOOKUP関数でさらにできること
「検索したい値を入力すると、特定のデータを呼び出せる」
ということで、例えば道徳の評価にも応用しています。
道徳の評価は文章で行うことになっていますので、定型文を作成し、
番号で定型文を呼び出せば、一瞬で道徳の評価が終わります。
私の道徳の評価の仕方、使っているエクセルの仕組みは後日、また記事にしようと思います。
道徳の評価の理念は理解できますが、保護者の立場だとほとんど見ていないのが現状。生徒の成長にも直結しませんから、時短で行うべき仕事だと割り切っています。
総合的な学習の時間の評価、席替えを行うときに毎回作り直す座席表などなど、
さまざまなことに応用できる、教員必携の関数だと思います。
少しの学習時間＝自己投資と思い、生産性を高めよう
「エクセルの使い方」とか「パソコンの使い方」というと拒否反応を示す先生方がたくさんいます。
でも「ちょっとだけ勉強して、使ってみて、使い方に慣れる」という学習時間は
「自己投資の時間」と思っていただけるといいと思います。
教材研究や読書の時間と同じです。
その時間を費やすことによって、自動化できる仕事が格段に増えます。
すると、その仕事にかかる残り数年～数十年の時間を短縮することができます。
つまり、圧倒的に早く帰れる教師になれます。
しかも生徒や保護者に提供できる価値が変わらないどころか上昇さえします。
ぜひ、VLOOKUP関数を勉強して、生産性を高めましょう。
今日の記事が少しでも皆さんの役に立ったらうれしいです。
今後も先生の仕事に関わること、自分が仕事をするうえで考えていること、
先生たちに有益なこと、生徒や保護者に有益なことなどを発信していきます。
みんなで楽しく、先生をやろう！
最後まで読んでくれてありがとうございました！